Charte de Protection des Données Personnelles

1. Principes Fondamentaux de Confidentialité et Base Légale

1.1. Neutralité et traitement non commercial des données

Toutes les données à caractère personnel recueillies par l'association sont traitées dans le respect scrupuleux de nos objectifs statutaires. Nous excluons formellement tout profilage publicitaire, prospection commerciale ou revente de vos fichiers à des tiers. Les informations de contact ne sont utilisées que pour la gestion administrative des adhésions, l'organisation des séances sportives et la transmission des bulletins réglementaires officiels d'intérêt général.

1.2. Transparence opérationnelle de l'hébergement

Nos fichiers d'adhérents sont archivés de manière sécurisée au siège de l'association, sur des serveurs physiquement situés au sein de l'Union Européenne. Seuls nos administrateurs bénévoles habilités (secrétariat et trésorerie) disposent d'un accès crypté à ces informations pour les besoins exclusifs de l'exercice associatif.

2. Nature des Données Recueillies et Durée de Conservation

Nous limitons strictement la collecte de données au minimum nécessaire (principe de minimisation des données) pour assurer la gestion et la sécurité de l'association.

2.1. Données d'inscription administrative

Les informations collectées comprennent le nom, prénom, date de naissance (pour le calcul des tranches d'âges), adresse physique (pour valider le critère d'éligibilité communale), numéro de téléphone et adresse email de liaison. Ces données de terrain sont conservées pendant toute la durée d'adhésion active de l'adhérent et archivées pendant une période maximale de 3 ans après sa démission ou le non-renouvellement de sa licence.

2.2. Certificats médicaux d'aptitude sportive

Dans le cadre de la protection de la santé publique, l'association archive de manière hautement sécurisée les attestations médicales d'aptitude à la pratique du tennis. Ces données sensibles font l'objet d'un accès restreint sous la responsabilité directe de notre secrétaire général et sont détruites dès le renouvellement annuel du document.

3. Droits des Personnes et Modalités d'Exercice

Chaque adhérent ou représentant légal d'un mineur inscrit dispose d'un contrôle total sur ses données personnelles conformément à la loi Informatique et Libertés.

3.1. Droit d'accès, de rectification et d'opposition

Vous pouvez à tout moment demander l'accès à vos informations archivées, exiger la rectification de données obsolètes ou inexactes, ou vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes. L'exercice de ces droits s'effectue par simple demande écrite adressée à notre responsable de traitement à l'adresse du siège social ou via l'email de contact officiel de l'association.

3.2. Droit à l'effacement et portabilité des données

Vous conservez le droit d'exiger la suppression définitive de vos informations de nos bases actives sous réserve du respect de nos obligations réglementaires de conservation des licences de la Fédération. Nous nous engageons à répondre à toute demande légitime dans un délai maximal de 30 jours calendaires.

4. Sécurité Technique et Notification des Failles

4.1. Mesures de protection et audit de vulnérabilité

Le Tennis Club de Plaimpied-Givaudins procède régulièrement à un audit de sécurité de ses bases de données locales. En cas d'incident ou de fuite de données avérée mettant en péril les droits et libertés de nos membres, nous nous engageons à notifier la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) ainsi que l'ensemble des personnes concernées dans un délai de 72 heures, conformément à nos engagements statutaires.